PASUNDAN EKSPRES – Sebagai salah satu pekerjaan yang sering dianggap remeh oleh beberapa orang, seorang sekretaris sebenarnya memiliki peran dan tugas yang sangat penting dalam menjaga kelancaran administrasi dan operasional kantor.
Seorang sekretaris membutuhkan keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh semua orang mengingat job desc yang dimiliki juga sangat banyak.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris serta mengapa peran mereka sangat penting untuk kelancaran operasional kantor.
Pengertian Sekretaris
Baca Juga:Apa yang Akan Terjadi Jika Bulan Menjauh dari Bumi?10 Langkah Meningkatkan Penjualan dengan Facebook Messenger
Sekretaris adalah seorang profesional di bidang administrasi yang memiliki peran tak terpisahkan dalam bisnis.
Seorang sekretaris umumnya mengatur pekerjaan-pekerjaan kantor, menerapkan prosedur, dan melaksanakan tugas administrasi tambahan.
Tugas-Tugas Seorang Sekretaris
Tugas-tugas seorang sekretaris sangat beragam, bergantung pada bidang yang digeluti oleh organisasi atau perusahaan.
Beberapa tugas seorang sekretaris antara lain:
1. Melakukan Pencatatan Administrasi
Sekretaris bertanggung jawab dalam urusan administrasi seperti mencatat aktivitas organisasi, mengarsipkan notulen dan laporan, menyiapkan dokumen, serta memastikan kontak karyawan selalu up-to-date.
Mereka juga harus mencatat dan membuat daftar nama dan kontak yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan seperti klien, investor, pemerintah, dan pihak eksternal lainnya.
2. Melakukan Organisasi dan Distribusi Pesan
Salah satu tugas esensial seorang sekretaris adalah melakukan organisasi dan distribusi memo, catatan, pesan, dan bentuk komunikasi tertulis lainnya.
Oleh sebab itu, sekretaris perlu memiliki kemampuan komunikasi dan analisis yang baik.
Baca Juga:Siapa Anak dari Lucifer? Mengupas Anak Lucifer5 Rahasia Kekuatan Lucifer: Apa Saja yang Dimilikinya?
Sekretaris harus bisa menentukan mana pesan yang penting dan harus segera disampaikan dan mana pesan yang bisa disampaikan nanti.
Sekretaris juga bertugas mengingatkan para staf terkait jadwal rapat atau konferensi yang akan datang.